MÖTESHYSTERI

Apr 3, 2012

Allmänt

Har du upplevt att du hade en ganska lugn vecka med utrymme att jobba undan och komma ifatt i din kalender och helt plötsligt är den kludd av inslängda halv-officiella möten? Den där sköna känslan av att man såg lite avslut och färdigställande i horisonten är hux-flux som bortblåst. Istället hänger ett grått moln av måsten och nya saker att ta ställning till, fundera på och kanske nya uppgifter att lösa. Ut från ett möte, in i nästa. Möteshysterin är ett faktum.

Mer komplexa och kravfyllda organisationer ställer högre krav än tidigare på kommunikation, tydlighet, struktur, personligt ansvarstagande och delaktighet.

Dessutom arbetar man också mer i processer/flödeskedjor – vilket för chefer och medarbetare ibland är svårare att greppa än traditionella hierarkiska linjeorganisationer. Ju mer komplex organisation, desto större behov av enhetlig struktur samt öppen, men tydlig och sammanhängande kommunikation.

Om en organisation ej utvecklar sätt att arbeta med enhetlig struktur och tydlig kommunikation uppstår ofta organisatoriska sjukdomssymptom som t.ex. ”möteshysteri” – möten av mer spontan karaktär där dagordning sällan finns och mötesprotokoll ej skrivs.

På dessa möten träffas man och diskuterar för att på något sätt få en bekräftelse på att vad man gör är rätt. Då inga tydliga direktiv finns, faller både chefer och medarbetare in i osäkerhetens klor och det känns nödvändigt att träffas och försäkra sig om att man är på rätt väg, vilket egentligen blir en slags gissningslek och i värsta fall – ”hela havet stormar”.Man skulle kunna beskriva dessa möten som omedveten gruppterapi.

Problemet är att mötena – även om de i sig tillfälligt kan lindra oron och osäkerheten – ofta skapar ytterligare frågor och otydligheter. Konsekvensen är också att medarbetare får mindre faktisk tid att utföra sitt operativa arbete, då deras tid att s.a.s. administrera sig själva i form av möten ökar plus att man dessa också tar tid att bearbeta. Man skall alltså producera lika mycket – på mindre tid. Detta skapar en större negativ stress för medarbetarna och syns faktiskt i sjukskrivningstal på vissa arbetsplatser.

I dagens arbetsliv tenderar folk alltmer att träffas på sådana här spontana möten:

-Ove, kan vi ta ett snabbt möte om den här nya processen imorron förmiddag, bara en snabbis för att greppa konceptet. Nio-kvart över nio? Eller kanske kring lunch, eller…

För cheferna blir därför kraven högre på framförallt tydlighet och lyhördhet (kommunikation), civilkurage (mod) samt abstraktionsförmåga (åtminstone normalbegåvning). För medarbetarna blir kraven högre på eget ansvarstagande och att de involverar sig i tolkningsprocesser kring företagets utveckling och framtid.

Detta skapar en större helhetsförståelse och en högre grad av egenkontroll i arbetet hos medarbetarna – vilket i sig också förebygger ohälsa. Helhetsförståelse är ju förvisso en bra ingrediens för ett framgångsrikt team, vad än det må vara. Men, det stoppar även upp flödet om man måste känna sig delaktig i och på så vis även ansvarig för…allt. Så sovra!

Stalltipset är därför att låta Ove vara ifred – det handlar ju också om respekt för varandras arbetsuppgifter och arbetstid – och försök fokusera på färre, mer strukturerade, möten där man får in mer på agendan och faktiskt fattar beslut. Ut med möteshysteri; in med mötesharmoni!