Så undviker du misstagen vid arbete med processer

Så undviker du misstagen vid arbete med processer

2015-03-23

Fråga: Jag är mellanchef på ett medelstort företag och vi får hela tiden nya direktiv angående processer. Trots att många av de processer vi nu använder oss av är väldigt bra känns det ibland lite krystat och jag har hört en del medarbetare ondgöra sig över ”processer hit och processer dit”. Hur undviker jag att ”över-processa” och hur förklarar jag vikten att ändå ha just processer i våra arbetsmetoder?

Svar: Att arbeta med processer har många fördelar och skapar också en större förändringsmogenhet i en organisation. Men jag förstår din fundering som du benämner ”över-processa”.

Enkelt uttryckt är processer allt det som händer i företaget – varje steg – tills det att kunden får en produkt. Dessa händelser består av en sammanhängande serie av arbetsmoment och av hur alla medarbetare samarbetar.

Processen är repetitiv och kontinuerlig och har förberett organisationen för hur den ska hantera de flesta avvikelser. Allt detta innebär en kvalitetssäkring.

Alla organisationer lyckas dock inte med implementera detta arbetssätt. Orsakerna är många men några gemensamma faktorer kan skönjas:

– Man försöker genomdriva att organisationen inte bara ska arbeta processinriktat utan även organiseras på detta sätt, trots att det behövs en linjeorganisation i botten. Ett exempel är vid myndighetsutövning.

– Man överteoretiserar processarbetet och ritar upp på tok för komplicerade processbeskrivningar och processkartläggningar.

– Man bestämmer sig för att både arbeta och organisera sig i processer, men ritar fortfarande organisationsskissen som en linjeorganisation.

Jag har full förståelse för att organisationer vill arbeta processinriktat, men ibland blir det någon form av kvasiakademiskt och standardiseringshysteriskt tänkande. Jag har till och med sett en processkarta över hur snöskottning ska utföras …

Mitt råd är att använda mer praktiska och vardagliga exempel från verkligheten när du ska implementera processarbete i din organisation. Det går utmärkt att göra arbetet enkelt och förståeligt för alla inblandade.

Av Urban Bergman